Geschäftsordnung I.S.A.R. Germany
Auf der Grundlage der Satzung - insbesondere aus § 7 - des Vereins I.S.A.R.
Germany e.V. erlässt der Vorstand die nachfolgende Geschäftsordnung.
§ 1 Allgemeines:
Die Geschäftsordnung regelt ergänzend zur Satzung die Befugnisse und Aufgabenzuweisungen für die Vorstandsmitglieder. Die Vorstandsmitglieder repräsentieren den Verein und haben ihre Aufgaben im Interesse aller Mitglieder gewissenhaft zu erfüllen.
Darüber hinaus regelt diese Geschäftsordnung alle organisatorischen Belange für den Einsatzfall.Alle Vorstandsmitglieder übernehmen für die ihnen anvertrauten Aufgaben die Verantwortung. Die Gesamtverantwortung für die Vereinsgeschäfte obliegt dem 1.Vorsitzenden, wobei er an die Satzung und Beschlüsse der Mitgliederversammlung gebunden ist.
Alle Vorstandsmitglieder sind berechtigt, dringende fiskalische Rechtsgeschäfte bis 100,00 Euro selbständig zu tätigen. Darüber hinausgehende Rechtsgeschäfte bedürfen der Abstimmung innerhalb des Vorstandes (vgl. § 9 der Vereinssatzung).
§ 2 Entscheidung des Gesamtvorstandes:
Der Vorstand entscheidet in seiner Gesamtheit über die grundsätzliche Arbeit des Vereins. Außerdem:
a) in Angelegenheiten, für die das Gesetz, die Satzung oder die
Geschäftsordnung eine Entscheidung durch den Gesamtvorstand vorsehen,
b) über grundsätzliche Fragen der Organisation bzw. strategischen Ausrichtung
und der langfristigen Investitions- und Finanzplanung des Vereins
c) Maßnahmen und Geschäfte, die für den Verein von außergewöhnlicher Bedeutung sind, soweit nicht eine sofortige Maßnahme nach pflichtgemäßen Ermessen zur Vermeidung drohender Nachteile für den Verein erforderlich ist. In einem solchen Notfall entscheidet der 1. Vorsitzende, bei seiner Verhinderung der 2. Vorsitzende.
§ 3 Geschäftsführungsbefugnis der Vorstandsmitglieder
Jedes Vorstandsmitglied ist im Rahmen seiner Aufgaben und der Beschlüsse des Gesamtvorstandes allein Geschäftsführungsbefugt, informiert aber nach Möglichkeit im Vorfeld den 1. Vorsitzenden, bei seiner Verhinderung den 2. Vorsitzenden.Folgende Aufgaben haben die einzelnen Mitglieder:
Nr. 1: 1. Vorsitzender (Vorstand gem. § 26 BGB):
Er repräsentiert den Verein in seiner Gesamtheit und hat die Gesamtverantwortung für die Vereinsgeschäfte nach innen und außen. Hierzu gehören insbesondere Vertragsabschlüsse mit Dritten, die gemeinsam mit dem 2. Vorsitzenden vorgenommen werden müssen.
Dem 1. Vorsitzenden obliegen alle Entscheidungen, soweit sie nicht dem Gesamtvorstand vorbehalten oder anderen Vorstandsmitgliedern ausdrücklich zugewiesen sind. Er überwacht die Organisation und die organisatorischen Abläufe des Vereins. Zudem delegiert, koordiniert und kontrolliert er die Wahrung der Aufgaben der weiteren Vorstandsmitglieder. Er kann gegen Geschäftsführungsmaßnahmen von Vorstandsmitgliedern Widerspruch einlegen. Macht er von diesem Recht Gebrauch, muss die Geschäftsführungsmaßnahme unterbleiben.
Über die Geschäftsführungsmaßnahme entscheidet der Gesamtvorstand in seiner nächsten Sitzung. Er wird jederzeit von den übrigen Vorstandsmitgliedern über ihre Amtstätigkeiten informiert und steuert Informationen an die übrigen Vorstandsmitglieder. Er koordiniert während Abwesenheit des Kassenwartes kurzzeitig die notwendigen Erfordernisse. Hierzu gehören dringende fiskalische Rechtsgeschäfte. Er kann einzelne Aufgaben auf seinen Stellvertreter auf Zeit/Dauer delegieren. Er leitet Vorstands- und Mitgliederversammlungen.
Nr. 2: 2. Vorsitzende
Er repräsentiert den Verein in seiner Gesamtheit, insbesondere in Vertretung des 1.Vorsitzenden. Zudem hat er in Abwesenheit des 1. Vorsitzenden (z.B. Krankheit,Urlaub, längere Abwesenheit aus sonstigen Gründen) die Gesamtverantwortung für die Vereinsgeschäfte i.S.d. § 3 Nr. 1 der Geschäftsordnung.
Nr. 3: Öffentlichkeitsbeauftragter:
Die Tätigkeit des Öffentlichkeitsbeauftragten umfasst im Allgemeinen alle Bereiche der Öffentlichkeitsarbeit in Wort und Bild.
Der Öffentlichkeitsbeauftragte erlangt selbständig oder durch Delegation die erforderlichen Informationen für die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Er betreibt die Öffentlichkeitsarbeit nach innen (z.B. Darstellung im Internet) und außen (Selbstdarstellung von I.S.A.R. in der Öffentlichkeit, Stellungnahmen zu Ereignissen, Veranstaltungen mit Sponsoring/Spenden-Charakter etc.). Er pflegt ein Presseverzeichnis und organisiert Pressekonferenzen (Einladungen, Durchführungen, Leitung etc.). Er gewährleistet, dass die notwendige organisationsinterne Ansprechbarkeit besteht.
Bei der einsatzbegleitenden Öffentlichkeitsarbeit hat er die Aufgabe, den gesetzlich normierten Informationsanspruchs der Medien zu befriedigen. Er schafft Verständnis bei den Medienvertretern für Beeinträchtigungen, die der Einsatz unvermeidbar mit sich bringt und macht Maßnahmen transparent und berechenbar. Er vermittelt Gespräche der Einsatzkräfte mit der Presse. Die Führung und Begleitung von Journalisten zu Brennpunkten, das Anbieten von Aussichtspunkten für Fotografen/TV-Teams, die Organisation von Pressekonferenzen und die Koordinierung und Kanalisierung von Individualwünschen der Pressevertreter obliegt ihm.
Nr. 4: Schriftführer:
Ihm obliegt die Führung des Schriftverkehrs des Vereins. Insbesondere protokolliert er Vorstands- und Mitgliederversammlungen und überreicht bzw. übersendet dem 1. Vorsitzenden nach maximal einer Woche das Protokoll zur Gegenzeichnung. Er pflegt die vereinsinternen Datenbanken und stellt sicher, dass sie sich jeweils auf dem aktuellen Stand befinden. Er ist zudem neben dem Öffentlichkeitsbeauftragten verantwortlich für den Bereich Werbung und Sponsoring. Beide arbeiten in diesem Bereich eng zusammen. Dem Schriftführer obliegt die Führung einer Gesamtübersicht über die Sponsoren und im Falle der Rechnungslegung die Zusammenarbeit mit dem Kassenwart.
Nr. 5: Kassenwart:
Der Kassenwart ist verantwortlich für das gesamte Rechnungswesen des Vereins. Dazu gehören Kassenführung und Kassenberichte. Besondere Verantwortung obliegt ihm bei der Kontenführung, Storno- und Liquiditätsüberwachung und dem Ausstellen von Spendenquittungen. Er fertigt jährlich einen fiskalischen Jahresabschluss für die erforderliche
Kassenprüfung. Er ist verantwortlich für das Erstellen der Steuererklärung und das Einhalten erforderlicher Steuerabgaben.
Weitere Aufgaben sind die Überwachung des erforderlichen Mahnwesens und des damit zusammenhängenden Schriftverkehrs. Weiterhin überwacht der Kassenwart die Beiträge und kontrolliert eingesetzte Barkassen.
Nr. 6: Ausbildungsbeauftragter:
Er ist verantwortlich für eine umfassende und qualitativ gute Ausbildung der Vereinsmitglieder. Diese gewährleistet er durch Koordination der ständigen Übungsbetriebe. Er erstellt einen jährlichen Ausbildungsplan und koordiniert das Abhalten von notwendigen Prüfungen. Er vertritt den Verein in allen Angelegenheiten der Ausbildung.
Nr. 7 Mitgliedersprecher:
Er ist Ansprechpartner für alle Mitglieder, insbesondere in Streitfällen. Jederzeit verkörpert er eine objektive Position und ist bemüht, den Streitfall zu schlichten. Er leitet die hierfür notwendigen Gespräche. Lässt sich keine Einigung erzielen, so berichtet er dem Gesamtvorstand, welcher über die abschließenden Konsequenzen entscheidet.
§ 4 Einsatz
Die beiden Vorsitzenden treffen gemeinsam mit dem Ausbildungsbeauftragten in einfacher Mehrheit jeweils folgende Einsatzrelevanten Entscheidungen:
- Die Durchführung eines Einsatz i.S.d. Vereinszwecks gem. § 2 der Vereinssatzung
- Die Gesamtzahl der eingesetzten Einsatzkräfte
- Vorbereitung der notwendigen organisatorischen Einsatzmaßnahmen gemeinsam mit dem Informations- und Lagezentrum
- Die Ernennung zum Einsatzleiter, stellvertretendem Einsatzleiter und Einheitsführern
Der ernannte Einsatzleiter und der Ausbildungsbeauftragte bestimmen gemeinsam die Besetzung der weiteren jeweiligen Funktionen. Die Bestimmung der Rettungshundeteams und des Ortungseinheitsführers obliegt jedoch ausschließlich dem Rettungshundeausbilder. Während der Durchführung des Einsatzes obliegt dem jeweiligen Einsatzleiter die Gesamtverantwortung für den Einsatz. Er trifft alle einsatznotwendigen Entscheidungen und kontrolliert deren Ausführung. Zudem delegiert, koordiniert und kontrolliert er die Wahrung der Aufgaben der weiteren Einsatzkräfte. Sobald er an der Wahrnehmung dieser Aufgaben verhindert ist, übernimmt sein jeweiliger Stellvertreter diese Aufgaben.
Der Einsatzleiter fertigt nach Beendigung des Einsatzes einen Einsatzbericht, den er den Vorsitzenden innerhalb von zwei Wochen zukommen lässt. Zudem halten die jeweiligen Einsatzführungskräfte innerhalb von zwei Wochen nach Beendigung des Einsatzes persönlich Rücksprache mit dem Vorstand über die Durchführung und den Verlauf des Einsatzes.
§ 5: Vereinsinterne Angelegenheiten
Die Darstellung bzw. Informationsweitergabe von internen Vereinsangelegenheiten, insbesondere von
- den aus durchgeführten Einsätzen gewonnenen Erkenntnissen
- organisatorischen Vereins- bzw. Einsatzinformationen
- logistischen Vereins- bzw. Einsatzinformationen
- Ausbildungsinformationen
bedarf der vorherigen Zustimmung (=Genehmigung) des 1. Vorsitzenden. Diese Genehmigung kann mündlich erteilt werden. Ebenfalls bedarf die Kontaktaufnahme zu anderen Organisationen der Information und der Genehmigung des 1. Vorsitzenden.
§ 6 Änderung
Diese Geschäftsordnung kann mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende des Kalenderjahres mit einfacher Mehrheit durch den Vorstand geändert werden.
